Fiche de lecture n°6

Cette fiche de lecture est composée de 4 articles. Le commentaire, à la fin de la page, est commun aux 4 articles qui traitent de sujets similaires.

FICHE DE LECTURE N°6 :

Article 1

Un service d’archives virtuel

Des outils innovants aux archives départementales des Yvelines

Notice bibliographique :

Guérin, Patrice, Un service d’archives virtuel, Des outils innovants aux archives départementales des Yvelines, In Culture et Recherche n° 103 Octobre-Novembre-Décembre 2004 [En ligne] Disponible sur http://www.culture.gouv.fr/culture/editions/r-cr.htm (Page consultée le 14 Décembre 2005).

Description de l’article :

Afin de favoriser l’accès du lus grand nombre aux documents conservés aux archives départementales, le conseil général des Yvelines a opté pour l’utilisation généralisée des technologies nouvelles. Les archives des Yvelines privilégient désormais la consultation des documents numérisés, sur place et à distance via Internet. Des applications informatiques innovantes : accès automatique aux documents manuscrits numérisés, plate-forme d’annotations collectives et installation de deux postes de lecture du futur avec interface stylo sont également développées en collaboration avec des labo de recherche, et autres institutions.

Un programme de numérisation ambitieux a permis de traiter, en 2002 et 2003, 3 millions de pages, soit 2 millions de fichiers numériques réalisés. Les trois des fonds d’archives les plus consultés les registres paroissiaux et l’état civil (1 200 000 fichiers numériques environ), les registres matricules militaires (600 000 fichiers), les listes nominatives de recensement de population (240 000 fichiers).

La conception d’outils optimisant l’accès en ligne aux documents, met en relation le conseil général des Yvelines, l’INRIA et l’INSA de Rennes.

Des logiciels spécifiques ont été mis en place grâce notamment à un puissant outil de recherche. Ce système est capable de sélectionner automatiquement les documents manuscrits qui intéressent un lecteur, sans aucune indexation manuelle préalable. L’outil reconnaît la structure et les formes manuscrites en extrayant des informations des images numériques des documents. Cette application facilite notamment les recherches sur les patronymes.

Ce système offre un double avantage :

– pour les archivistes, une réduction du temps consacré à l’indexation, donc une réduction des coûts ;

– pour les lecteurs, un puissant outil de recherche, donc une réduction des temps de recherche.

D’autres systèmes ont également été proposé aux utilisateurs : chaque lecteur peut enrichir les annotations automatiques par les informations qu’il trouve pertinentes au fur et à mesure de ses consultations.

Le poste de lecture « du futur » est constitué d’une tablette graphique à retour visuel : un écran plat est posé sur un bureau à la manière d’un sous-main, et l’interaction entre la machine et le lecteur s’effectue à l’aide d’une interface stylo. L’utilisation d’un stylo est plus intuitive et cette interface permet de réaliser des annotations, de sélectionner des zones et de visualiser des documents.

Les archives départementales misent donc sur la technologie et des outils presque »futuristes » pour proposer un accès toujours plus facile et complet à ces lecteurs.

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Article 2

Un service d’archives virtuel

Des outils innovants aux archives départementales de la Mayenne

Notice bibliographique :

Surcouf, Joël, Un service d’archives virtuel : des outils innovants aux archives départementales de la Mayenne. In Culture et Recherche, n° 103 Octobre-Novembre-Décembre 2004. [En ligne] Disponible sur http://www.culture.gouv.fr/culture/editions/r-cr.htm (Page consultée le 14 Décembre 2005).

Description de l'article :

L’hébergement des documents numérisés des archives a été pris en charge par un organisme privé (Archimaine, à Laval), sur le serveur duquel furent copiées plus d’un million et demi d’images, représentant près d’un téraoctet, en même temps que ce prestataire développait, en liaison avec le site web du conseil général, un module d’interrogation et d’affichage adapté au feuilletage d’images assez lourdes et non indexées.

Comme pour la majorité des services d’archives, les registres paroissiaux et d’état civil, (représentant l’ensemble des communes du département depuis le XVIe siècle jusqu’en 1850) sont les documents les plus consultés. Parmi les autres fonds proposés : 10 000 plans du cadastre napoléonien et 60 000 pages de registres matricules militaires des classes 1878-1900.

Les images numériques disponibles sur Internet n’ont fait l’objet d’aucun traitement particulier : pas de conversion de format, même pas de compression des images. La recherche et la consultation de lots d’images à partir d’un répertoire structuré en XML sont à l’étude pour les archives d’une série complète.

Différents projets sont en cours, notamment : la mise en ligne des délibérations sonores du conseil général (que les Archives ont numérisées depuis 1969) ; l’élaboration d’une base de données liée à des fichiers sonores et la diffusion de ceux-ci en streaming.

Les archives ont demandé aux visiteurs d’indexer eux-mêmes sur le site chaque page des registres paroissiaux et d’état civil : ces indications chronologiques, portant sur l’année, sont aussitôt accessibles aux autres chercheurs et facilitent les recherches dans ces registres souvent volumineux et parfois en désordre. Cette indexation collective a été prise très à coeur par les généalogistes. La moindre page oubliée lors du microfilmage initial, la plus légère erreur de datation de la base de données descriptive est aussitôt signalée au service des archives, qui vérifie et corrige. La mise à jour permanente des fichiers d’images rend d’ailleurs de plus en plus incomplète et imparfaite la collection figée des microfilms réalisés jadis par la Société généalogique de l’Utah : c’est la copie numérique qui est devenue la collection de référence.

Pour les archives départementales de la Mayenne, l’utilisation des nouvelles technologies est un réel avantage et elles ont su exploiter les possibilités qu’offre la mise en ligne de documents.

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Article 3

Un service d’archives virtuel

Des outils innovants aux archives départementales de la Savoie

Notice bibliographique :

Luquet, Jean, Un service d’archives virtuel : des outils innovants aux archives départementales de la Savoie. In Culture et Recherche, n° 103 Octobre-Novembre-Décembre 2004. [En ligne] Disponible sur http://www.culture.gouv.fr/culture/editions/r-cr.htm (Page consultée le 14 Décembre 2005).

Description de l'article :

Le site www.sabaudia.org est commun aux archives départementales de Haute-Savoie et de Savoie. Il diffuse des dossiers d’histoire, une chronologie interrogeable de manière interactive, une base d’accès aux informations archivées sur les communes, et surtout, pour la Savoie, les inventaires disponibles, numérisés en format PDF et téléchargeables.

Grâce à la mise en ligne des fonds d’archives, ces dernières figurent désormais au tout premier rang des fréquentations ou accès aux ressources culturelles locales.

La taille des fonds mis en ligne s’évalue alors en téraoctets (To) de fichiers et en gigaoctets (Go) pour le trafic mensuel. Il faut faire appel à des prestataires hautement spécialisés et le coût des solutions mises en oeuvre est considérable (env100 000 € par an le coût moyen de diffusion d’un To de données, avec 200 Go de trafic mensuel. Face à de tels coûts, une solution a été mise en place : le recours à un éditeur spécialisé pour diffuser les données, dont la prestation serait en partie rémunérée en facturant des abonnements pour le public (selon l’abonnement, l’heure de consultation est facturée entre 8 et 10 €).

La mise en ligne de l’état civil ancien des communes de Savoie a été réalisée entre avril et octobre 2003. Un an après, quelques conclusions peuvent être tirées.

– Le coût de la consultation dissuade l’utilisateur de faire de la consultation par simple curiosité. En revanche, les habitués des recherches disent trouver leur compte dans cette solution, (économie de temps et frais de transport pour se rendre à Chambéry, travaille en dehors des horaires d’ouverture).

– Paradoxalement, la fréquentation du site payant provoque un accroissement des ventes de cédéroms d’état civil (plus de 300 en 2004).

– Les redevances de l’éditeur sur les abonnements et la vente de cédéroms équilibrent 80 % du coût de fonctionnement du service (environ 25 000 € de recettes pour 30 000 € de dépenses).

Les archives n’ont pas pour autant perdue leur vocation de service public. Elle a su trouver une solution originale pour essayer de satisfaire les utilisateurs et rééquilibrer leur budget. Le fait de faire payer un abonnement n’a pas dissuadé les lecteurs et peut permettre aux Archives de poursuivre les campagnes de numérisation.

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Article 4

Un service d’archives virtuel

Des outils innovants aux archives municipales de Rennes

Notice bibliographique :

Laurent Catherine, Denis-Gouyette, Jocelyne, Un service d’archives virtuel : des outils innovants aux archives municipales de Rennes. In Culture et Recherche, n° 103 Octobre-Novembre-Décembre 2004. [En ligne] Disponible sur http://www.culture.gouv.fr/culture/editions/r-cr.htm (Page consultée le 14 Décembre 2005).

Description de l'article :

La politique de numérisation menée depuis 1997 par les archives municipales de Rennes et a abouti à la mise en ligne des documents numérisés en septembre 2003.

Parmi ces documents numérisés, tout l’état civil ancien et moderne (jusqu’en 1854), les délibérations du conseil municipal, les comptes anciens, les recensements, des milliers de plans. De manière générale, tous documents choisis pour leur consultation fréquente par un public de généalogistes ou d’historiens avertis ont été rendu disponible en ligne. Par ailleurs, la mise à disposition des cartes postales conservées par le service attire aussi un large public.

C’est la société Archimaine qui s’occupe du stockage et de la mise en ligne des documents numérisés en mode image. Les recherches s’effectuent grâce à un moteur de recherche qui permet d’interroger la base de données et dans le cas échéant, d’afficher directement le document numérisé à l’écran.

Les archives municipales travaillent actuellement à la mise en place d’un module d’indexation participative des registres d’état civil, qui devrait permettre à chaque internaute d’indexer lui-même les actes qu’il consulte, ce qui faciliterait d’autant la recherche.

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Commentaire des articles

Les différents articles étudiés montrent que les Archives oeuvrent pour faciliter l’accès aux documents et travaillent à la mise en ligne de leur fonds.

On remarque que les mêmes solutions sont adoptées par les différents services d’Archives français. Tous mettent en place des modules d’indexation par l’utilisateur lui-même, la numérisation est, dans la plupart des cas, assurée par un prestataire privé, etc.

Les partenariats sont développés entre différents acteurs : l’INRIA et l’INSA de Rennes pour les Archives des Yvelines, la société Archimaine pour la Mayenne et Rennes.

Pour toutes, l’intérêt est évident : une réduction du temps consacré à l’indexation pour les archivistes et donc une réduction des coûts, mais également un nouvel outil de recherche plus puissant pour les lecteurs.

Comme on pouvait s’y attendre la principale action de numérisation porte sur les documents de l’Etat civil, des plans du cadastre, les registres militaires, une constatation somme toute assez prévisible étant donné que ce sont ces documents qui sont les plus consultés.

La question est de savoir si ce nouveau moyen de communication des documents est jugé plus pratique par les lecteurs. Si on se réfère à l’article sur les Archives de la Savoie, il semble que oui. Cette technique leur évite un déplacement aux Archives, leur permet de gagner du temps, etc. Pour certaines structures, les Archives de la Savoie notamment, un système de paiement (abonnement pour la consultation) a été mis en place. Et loin de freiner spectaculairement la fréquentation de la salle de consultation, cette initiative a permis d’encourager les recherches « sérieuses » mais aussi d’accroître les ventes de cd rom des archives : ce qui est positif pour le service. D’autre part, la mise en ligne permet aussi aux généalogistes mondiaux de consulter les fonds d’Archives français, ce qui était beaucoup plus difficile auparavant.

Les services d’Archives se tiennent donc à la pointe de la technologie pour offrir toujours plus de services à leurs lecteurs. Les normes, langages informatiques et systèmes utilisés montrent bien que la technologie fait partie des préoccupations des Archives si elles veulent pouvoir maintenir leurs fonds consultable le plus longtemps possible : l’utilisation du XMlL, la diffusion en streaming, l’utilisation de formats ouverts, sont autant d’exemples qui le prouve.

Les Archives sont donc plus que jamais un service public qui, au-delà de sa vocation de conservation du savoir historique et du patrimoine français, se met toujours plus à la portée du public et de ses attentes. L’intérêt pour la généalogie en font des lieux incontournable et fortement sollicité. Les Archives sont entrés dans l’ère numérique pour continuer de servir au mieux ses utilisateurs.